Każda automatyzacja dokumentów, którą wdrażamy, działa na Paperless - naszym własnym silniku, dostępnym też osobno z darmowym planem.
Wypróbuj Paperless za darmo- Skanuj i wypełniaj
- Wizualny edytor no-code
- REST API
- Generowanie wsadowe z CSV
Każdy ładunek, który obsługuje Twój zespół, przychodzi ze stosem dokumentów, a większość z nich wciąż jest sortowana, sprawdzana i przepisywana ręcznie. Automatyzujemy cały ten łańcuch - na systemie, którego już używasz.
Co to daje
Dokumenty wpływają, zostają rozpoznane i same podpinają się pod właściwą przesyłkę. Nikt nie przekazuje maili ani nie zmienia nazw plików, żeby utrzymać zlecenie w całości.
Dokumenty są automatycznie porównywane ze sobą, więc zgłoszenie, które kiedyś wymagało 45 minut przepisywania, staje się 3-minutowym przeglądem - a błędy wychodzą w biurze, nie na granicy.
Każdy dokument i każda zmiana są trzymane w porządku przy swojej przesyłce, więc gdy HMRC albo klient prosi o dowody, po prostu je eksportujesz zamiast tydzień przekopywać maile.
Korzyści biznesowe
Co się zmienia, gdy workflow działa samo
Twoje poranki z powrotem
Dokumenty trafiają do wspólnej skrzynki i same przypisują się do właściwej przesyłki. Nikt nie przekazuje maili, nie zmienia nazw plików ani nie szuka po folderach, do którego zlecenia coś należy - po cichu największy pożeracz czasu w biurze spedytora teraz działa sam.
Umów darmowy 30-min audytBłędy wychwycone przed granicą
Dokumenty jednego ładunku są ze sobą porównywane, gdy tylko wszystkie wpłyną, więc błędna waga czy ilość zostaje oznaczona przy biurku w Twojej firmie, a nie przez celnika, gdy ciężarówka stoi już w kolejce.
Umów darmowy 30-min audytFormat każdego klienta bez przerabiania
Listy przewozowe i zgłoszenia od razu wychodzą w języku i brandingu każdego klienta, zamiast żeby ktoś za każdym razem od nowa składał ten sam dokument, bo klient chce go po swojemu.
Umów darmowy 30-min audytAudyt załatwiony w godzinę
Wszystko, co wydarzyło się przy przesyłce, zostaje razem i w porządku, więc prośba o dowody od HMRC, klienta czy banku to coś, co eksportujesz - a nie coś, co tydzień odtwarzasz.
Umów darmowy 30-min audytRozwiązane wyzwania
Jakie problemy to workflow faktycznie rozwiązuje
01
Gdzie tak naprawdę ucieka poranek koordynatora?
Wyzwanie
Każdy ładunek przychodzi z własnym stosem papierów i ktoś musi otworzyć każdy plik, ustalić, do którego zlecenia należy, zmienić mu nazwę, wpiąć go i przepisać dane do systemu. Rzadko pojawia się to w czyimkolwiek arkuszu, a jest największym pojedynczym obciążeniem dnia.
Jak to rozwiązujemy
Pilnujemy za Ciebie skrzynki i dysku współdzielonego. Każdy dokument jest rozpoznawany od razu po przyjściu i sam podpina się pod właściwą przesyłkę, więc nikt już niczego nie przekazuje ani nie przemianowuje.
02
Jak wychwycić błędną wagę zanim zrobi to celnik?
Wyzwanie
Dokumenty jednego ładunku rzadko są ze sobą porównywane przed złożeniem zgłoszenia, więc niezgodność wagi, ilości czy wartości wychodzi dopiero na granicy - w najdroższym możliwym miejscu.
Jak to rozwiązujemy
Gdy tylko dokumenty ładunku są komplet, są automatycznie porównywane ze sobą, a wszystko, co się nie zgadza, zostaje oznaczone przy biurku w Twojej firmie - godziny przed wyjazdem ciężarówki.
03
Jak dać każdemu klientowi jego format bez składania go od nowa?
Wyzwanie
Każdy klient chce swoich listów przewozowych we własnym języku i brandingu, a robienie ich ręcznie przestaje działać w momencie, gdy masz więcej niż garstkę klientów.
Jak to rozwiązujemy
Gotowe dokumenty wychodzą we właściwym języku i brandingu automatycznie. Formularze urzędowe też - list CMR jest wypełniany za Ciebie w pięciu parach językowych, a nie przepisywany.
04
Co się dzieje, gdy ktoś każe Ci to udowodnić?
Wyzwanie
Gdy HMRC, klient albo bank prosi o dowody, zwykłą odpowiedzią jest tydzień spędzony na przeglądaniu wątków mailowych i dysków współdzielonych, żeby poskładać, co naprawdę wydarzyło się przy przesyłce.
Jak to rozwiązujemy
Wszystko, co dotknęło przesyłki, zostaje razem i w porządku, więc udowodnienie przebiegu to eksport, a nie tydzień rekonstrukcji.
Obieg dokumentów od początku do końca
Obieg dokumentów spedytora, etap po etapie
Te same pięć kroków, które budujemy dla każdej firmy tonącej w papierach, zastosowane do spedycji. W pierwszym po cichu znika najwięcej godzin.
Przychodzi
Dokument trafia do Twojej skrzynki albo na dysk. Ustalamy, co to jest i do którego ładunku należy, i tam go wpinamy.
Zostaje odczytany
Potrzebne dane są zdejmowane ze strony - nawet ze zdjęcia, które kierowca zrobił telefonem - z odnośnikiem do miejsca, z którego każda z nich pochodzi.
Zostaje sprawdzony
Dokumenty ładunku są ze sobą porównywane, a wszystko, co się nie zgadza, zostaje oznaczone przed wyjazdem towaru.
Wychodzi z powrotem
Gotowe dokumenty powstają we właściwym języku i brandingu, łącznie z formularzami urzędowymi jak list CMR.
Zostaje na miejscu
Wszystko zostaje razem przy swoim ładunku, więc możesz dokładnie pokazać przebieg, kiedy tylko ktoś zapyta.
FAQ
Częste pytania
Czy możecie zautomatyzować kierowanie dokumentów celnych z naszej wspólnej skrzynki?
+
Tak - to etap 1 każdego wdrożenia spedycyjnego. Workflow monitoruje Twoją skrzynkę operacyjną lub celną, klasyfikuje każdy załącznik (fakturę, listę pakową, konosament, certyfikat), dopasowuje go do właściwego numeru zlecenia w Twoim TMS i kieruje do przestrzeni roboczej przesyłki. Nikt ręcznie nie przekazuje maili ani nie zmienia nazw PDF-ów.
Czy to działa z CargoWise?
+
Tak. CargoWise pozostaje systemem źródłowym; obieg dokumentów działa na wierzchu - przyjmuje nieuporządkowane PDF-y, waliduje je względem zlecenia w CW i zapisuje ustrukturyzowane pola z powrotem przez eAdaptor / API. Integrujemy się też z Descartes, Mandata oraz autorskimi lub arkuszowymi konfiguracjami TMS.
Czym to się różni od waszej usługi zgłoszeń celnych?
+
Workflow zgłoszeń celnych to część mocno celna: dane zgłoszenia gotowe pod portal, ze ścieżką audytu dla HMRC. Ta strona obejmuje pełny obieg dokumentów spedytora - kierowanie, walidację i dokumenty dla klientów przy każdej przesyłce, niezależnie od tego, czy przekracza granicę celną. Większość klientów wdraża jedno i drugie jako jeden projekt.
A jeśli nasze dokumenty to rozmazane skany albo zdjęcia z telefonu kierowcy?
+
Dokładnie do tego zbudowany jest nasz pipeline ekstrakcji. Poprawia orientację, lokalizuje pola i zwraca wartości z odnośnikiem do źródła - a wszystko poniżej progu pewności zostaje oznaczone do potwierdzenia przez człowieka w kilka sekund, zamiast być po cichu zgadywane.
Ile trwa wdrożenie i ile kosztuje?
+
MVP kierowania i walidacji dla jednej trasy zwykle powstaje w 4-6 tygodni. Pełne wdrożenia z integracją TMS, generowaniem w brandingu klienta i pulpitem audytowym trwają zwykle 8-10 tygodni. Koszt wdrożenia to zwykle 15-25 tys. funtów, z opcjonalnym abonamentem utrzymaniowym.