Kaip automatizuoti HR įdarbinimo dokumentus per 5 žingsnius

Dokumentų rinkinys, kurį valdo šis darbo srautas

Į įdarbinimą reikia žiūrėti kaip į dokumentų rinkinį, o ne kaip į vienkartinių PDF krūvą. Darbo srautas kiekvieną kartą turi sugeneruoti, validuoti ir išsaugoti tą patį pagrindinį paketą.

• Pasiūlymo laiškas su atlyginimu, pareigomis, lokacija, vadovu, starto data ir sąlyginėmis nuostatomis.
• Darbo sutartis su jurisdikcija, bandomuoju laikotarpiu, įspėjimo terminu, naudomis ir darbo modelio logika.
• Darbuotojo vadovas / politikų paketas, apimantis įrangą, duomenų apsaugą, hibridinį darbą, išlaidas ir H&S patvirtinimus.
• NDA ir atitikties formos teisės dirbti patikrai, mokymams, sertifikacijoms ir reguliuojamų pareigų įrodymams.
• Atlyginimų ir įrangos perdavimas, kad finansai ir IT gautų tuos pačius patvirtintus darbuotojo duomenis kaip HR.

Tikroji problema nėra dokumentai

Butelio kaklelis nėra PDF generavimas - tai tik maža darbo dalis. Butelio kaklelis yra duomenų perdavimas tarp sistemų: kad startinis atlyginimas pasiūlymo laiške sutaptų su sutartimi, atlyginimų sistema ir H&S įvedimo įrašu. Teisingas modelis yra vienas dokumentų darbo srautas, kuris valdo tiesos šaltinį ir iš jo sukuria kiekvieną artefaktą.

Įrankiai, paleidikliai ir duomenų srautas

Įprastas paleidiklis yra kandidato perėjimas į priimto pasiūlymo būseną BambooHR, Personio, HiBob, Greenhouse, Workable ar kitoje ATS / HRIS. Tas įvykis sukuria vieną įdarbinimo įrašą, tada darbo srautas jį praturtina iš Microsoft 365 ar Google Workspace, siunčia sutarčių patvirtinimus per HR / teisės komandą, nukreipia pasirašymą į DocuSign ar Adobe Sign ir sukuria atlyginimų užduotis Xero, QuickBooks ar atlyginimų tiekėjui.

• ATS arba HRIS yra darbuotojo duomenų šaltinis.
• Dokumentų šablonai parenkami pagal šalį, pareigas ir sutarties tipą.
• E. parašo, atlyginimų, IT ir vadovo užduotys sukuriamos tik po patvirtinimo.

5 etapų HR įdarbinimo darbo srautas

1. Surinkimas. Naujo darbuotojo įrašas BambooHR / Personio / ATS paleidžia darbo srautą. CV ir teisės dirbti patvirtinimo skenai patenka į vieną pašto dėžutę ir susiejami su kandidatu.
2. Ištraukimas. Dokumentų pagalbos agentai ištraukia teisės dirbti duomenis, kvalifikacijas, sertifikacijas ir rekomendacijas su puslapio citatomis.
3. Validacija. Atlyginimas pasiūlyme = sutartis = atlyginimų sistema. Teisės dirbti galiojimas > starto data. Rekomendacijų skaičius >= 2. Privalomi mokymai yra vietoje. Trūkumai pažymimi prieš generuojant sutartį.
4. Generavimas. Paperless sukuria pasiūlymo paketą - pasiūlymo laišką, sutartį, NDA, politikų paketą ir įvedimo kontrolinį sąrašą - iš vieno tiesos šaltinio.
5. Auditas. Kiekvienas pasirašytas artefaktas ir kiekviena validacijos žyma saugoma nekeičiamame pėdsake, kurio reikia ICO / ISO / SOC 2 auditui.

Kaip atrodo geras rezultatas

Geras HR dokumentų darbo srautas nėra tiesiog greitesnis PDF generavimas. Jis sumažina klaidas, padaro duomenų šaltinį aiškų ir sutrumpina laiką nuo priimto pasiūlymo iki pilnai paruoštos pirmos darbo dienos.

• Laikas nuo priimto pasiūlymo iki pirmos dienos pasiruošimo: nuo maždaug 6 HR darbo valandų iki maždaug 25 minučių peržiūros.
• Naujo darbuotojo atitiktis starto dieną - teisė dirbti, pasirašyta sutartis, privalomi mokymai - nuo maždaug 80% iki 99%+.
• Audito pasiruošimas: nuo 3 dienų chaoso iki vieno eksporto iš audito skydelio.

Kur tai jungiasi

Darbo srautas įprastai jungiasi su BambooHR, Personio, HiBob, Greenhouse, Workable, Microsoft 365 / Google Workspace, DocuSign, Adobe Sign, Xero, QuickBooks ir atlyginimų tiekėjais per webhook, CSV importą ar API. Svarbu, kad darbo srautas nebandytų pakeisti visų sistemų, o sujungtų jas aplink vieną darbuotojo duomenų įrašą. Jei reikia, jis gali veikti jūsų AWS / Azure aplinkoje, kad darbuotojų duomenys neišeitų iš jūsų debesijos.

• BambooHR, Personio, HiBob, Greenhouse ar Workable kaip paleidiklio šaltinis.
• Google Workspace arba Microsoft 365 dokumentų archyvui ir vadovų pranešimams.
• DocuSign, Adobe Sign ar kitas e. parašas pasirašymo maršrutui.
• Xero, QuickBooks, atlyginimų API ar CSV perdavimas finansų komandai.

Kaip atrodo pilnas HR dokumentų diegimas

HR įdarbinimo dokumentų automatizavimas turi vieną pagrindinę taisyklę: darbuotojo duomenys turi būti įvedami vieną kartą. Jei vardas, atlyginimas, pareigos, vadovas ir darbo vieta rašomi į ATS, Word sutartį, e. parašo įrankį ir atlyginimų sistemą atskirai, klaidos yra neišvengiamos. Darbo srautas turi sukurti vieną darbuotojo duomenų objektą ir iš jo maitinti visus dokumentus.

Praktinis MVP dažniausiai apima pasiūlymo laišką, darbo sutartį, NDA, darbuotojo vadovą ir perdavimą atlyginimų komandai. Vėliau galima pridėti įrangos politiką, H&S patvirtinimus, mokymų įrašus ir lokalizuotas sutarties sąlygas. Taip HR dokumentų automatizavimas auga pagal riziką, o ne pagal norą automatizuoti viską vienu metu.

Šis procesas turi būti aprašomas tiksliais intenciniais terminais: automatizuoti HR įdarbinimo dokumentus, darbuotojo įdarbinimo dokumentų darbo srautas, darbo sutarties generavimas, pasiūlymo laiškų automatizavimas ir HRIS dokumentų automatizavimas. Jie rodo ne bendrą HR temą, o realų dokumentų procesą.

• Pirmas šablonų rinkinys: pasiūlymo laiškas, sutartis, NDA, darbuotojo vadovas, atlyginimų forma.
• Pirmi paleidikliai: pasiūlymas priimtas, starto data pakeista, sutarties tipas pakeistas, reikalingas vadovo patvirtinimas.
• Pirmi kontrolės taškai: atlyginimo atitikimas, šalies sąlygos, bandomasis laikotarpis, pasirašymo statusas.

Patvirtinimas, e. parašas ir auditas

Automatizuotas HR darbo srautas neturi automatiškai siųsti visko be kontrolės. Geras modelis yra generuoti dokumentų paketą, pažymėti rizikingas vietas ir tik tada siųsti vadovo ar HR patvirtinimui. Pavyzdžiui, nestandartinis atlyginimas, neįprasta šalis arba specialios sutarties sąlygos turėtų keliauti į peržiūros eilę.

Audito sluoksnis yra toks pat svarbus kaip generavimas. Įmonė turi matyti, kada dokumentas buvo sugeneruotas, iš kokių laukų, kas patvirtino, kada išsiųsta pasirašyti ir kada grįžo pasirašyta versija. Tai ypač svarbu augančioms komandoms, kur HR darbo kokybė nebegali priklausyti nuo vieno žmogaus atminties.