Situacija
Mūsų klientas, auganti organizacija su keliais padaliniais, sunkiai palaikė nuoseklius atitikties standartus savo komandose. Jų esami procesai buvo labai priklausomi nuo rankinio sekimo, skaičiuoklių ir el. paštu patvirtinimų.
Mokymų užbaigimą buvo sunku sekti, politikos atnaujinimai dažnai likdavo nepastebėti, ir nebuvo centralizuotos sistemos vadovams ir atitikties dokumentacijai valdyti.
Jiems reikėjo išsamaus sprendimo, kuris automatizuotų atitikties sekimą, supaprastintų darbuotojų mokymus ir pateiktų vieną teisybės šaltinį visoms vidinėms politikoms.
Naudoti įrankiai
Svarbus šio projekto reikalavimas buvo galimybė automatiškai generuoti tūkstančius atitikties sertifikatų, mokymų baigimo dokumentų ir politikos patvirtinimo formų kiekvieną mėnesį. Integravome Paperless įrankį visam dokumentų generavimui, leidžiant HR komandai kurti personalizuotus PDF dideliu mastu be jokio rankinio darbo.
Paperless
Generuokite profesionalius dokumentus iš pritaikomų šablonų per kelias sekundes.
Sprendimas
Sukūrėme išsamią vidaus kontrolės platformą, kuri centralizuoja visą atitiktį, mokymus ir politikos valdymą vienoje vietoje. Sistema buvo sukurta intuityviai tiek administratoriams, tiek darbuotojams.
Mūsų požiūris buvo modulinis — kiekviena pagrindinė problema tapo atskiru moduliu vienoje platformoje. Tai leido mums greitai iteruoti, pristatyti funkcijas etapais ir rinkti grįžtamąjį ryšį prieš pereinant prie kito modulio.
Atnaujinimų sistema realiu laiku
Platformos pagrindas yra pranešimų ir sekimo variklis realiu laiku. Kai politika sukuriama ar atnaujinama, sistema automatiškai:
- Identifikuoja visus paveiktus darbuotojus pagal padalinį, pareigybę ir vietovę
- Siunčia tikslinius pranešimus el. paštu ir programėlės viduje
- Seka, kas perskaitė ir patvirtino kiekvieną politikos atnaujinimą
- Eskaluoja vadovams, kai patvirtinimai vėluoja
- Registruoja kiekvieną veiksmą į nekeičiamą audito seką atitikties ataskaitoms
Tai pakeitė rankinį procesą, kuris apėmė masinių el. laiškų siuntimą, skaičiuoklių tvarkymą ir rankinį priminimą tiems, kurie neatsakė.
Masinis PDF generavimas
Dokumentų generavimas buvo vienas didžiausių kliūčių. HR komanda rankiniu būdu kūrė sertifikatus ir dokumentus po vieną. Integravome Paperless įrankį, kad tai visiškai automatizuotume:
- Pritaikomi šablonai atitikties sertifikatams, mokymų baigimo dokumentams ir politikos patvirtinimams
- Tūkstančių personalizuotų PDF generavimas vienu paspaudimu
- Automatinis darbuotojo duomenų, datų, parašų ir padalinio turinio užpildymas
- Saugus debesų saugojimas su momentiniu dokumentų gavimu ir dalijimusi
- Suplanuotas generavimas pasikartojančioms ataskaitoms — mėnesinėms, ketvirtinėms ir metinėms
Tai, kas HR komandai užtrukdavo 3–4 pilnas dienas per mėnesį, dabar vyksta automatiškai per mažiau nei 10 minučių.
Kursų ir mokymų modulis
Sukūrėme pilną mokymų valdymo sistemą, pritaikytą būtent atitikties ir vidaus mokymų poreikiams:
- Vizualus kursų kūrėjas su teksto, vaizdo, nuotraukų ir interaktyvaus turinio palaikymu
- Privalomi ir pasirenkami kursų takeliai, priskirti pagal pareigybę, padalinį ar stažą
- Integruoti testai ir vertinimai su konfigūruojamais išlaikymo slenkščiais
- Automatinis sertifikatų generavimas baigus kursą per Paperless
- Progreso suvestinės tiek darbuotojams, tiek vadovams su baigimo terminais
- Automatiniai priminimai darbuotojams, kurie nebaigė privalomų mokymų
Darbuotojų mokymų užbaigimo rodikliai padidėjo nuo 62% iki 97% per pirmąjį paleidimo ketvirtį.
Skaitmeniniai vadovai ir politikos valdymas
Senas procesas apėmė PDF vadovų platinimą el. paštu tikintis, kad visi juos perskaitys. Pakeitėme tai gyva dokumentų sistema:
- Centralizuota vadovų saugykla, pasiekiama iš bet kurio įrenginio — kompiuterio, planšetės ar telefono
- Pilna versijų kontrolė su pakeitimų istorija, palyginimais ir atšaukimo galimybėmis
- Skyrių lygio patvirtinimo sekimas, kad darbuotojai patvirtintų konkrečių skyrių perskaitymą
- Automatinis perskirstymas atnaujinus vadovus su paryškintais pakeitimais
- Prieiga pagal pareigybes — darbuotojai mato tik jiems aktualius vadovus
Tai suteikė vadovybei visišką pasitikėjimą, kad kiekvienas darbuotojas visada turi prieigą prie naujausios kiekvienos politikos ir procedūros versijos.
Technologijų paketas
Pasirinkome modernų, masiškai plečiamą technologijų paketą, kad platforma galėtų augti kartu su organizacija ir apdoroti didėjančius dokumentų kiekius: